Sistem Pendataan Anggota UKM Fajrul Islam Secara Komputerisasi (Gagasan Ilmiah)

Dalam kehidupan kampus, berorganisasi merupakan salah satu kegiatan kemahasiswaan yang sangat diminati oleh setiap mahasiswa dari berbagai jurusan. Dalam kampus pun banyak organisasi yang bisa menjadi wadah para mahasiswa dalam mengembangkan diri mereka seperti Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas atau BEMF, Himpunan Mahasiswa Jurusan, dan bisa juga berupa Unit Kegiatan Mahasiswa atau UKM. Di Universitas Gunadarma, ada banyak Organisasi Kemahasiswaan atau Ormawa yang menjadi pilihan para mahasiswa sebagai tempat menyalurkan bakat kepemimpinan dan mencari pengalaman organisasi diantaranya BEM Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi, BEM Fakultas Teknik Industri, BEM Fakultas Psikologi, BEM Fakultas Ekonomi, BEM Fakultas Sastra, Sharia Economic Forum, UKM Fajrul Islam, Himpunan Mahasiswa Manajemen Informatika, Himpunan Mahasiswa Teknik Komputer, Himpunan Mahasiswa Teknik Informatika, dan masih banyak lagi.

Fajrul Islam merupakan salah satu UKM atau Ormawa di Universitas Gunadarma yang bergerak di bidang kerohanian Islam. UKM Fajrul Islam adalah Ormawa yang cukup besar di Universitas Gunadarma bahkan sudah tergabung dalam Forum Silahturahmi Lembaga Dakwah Nasional di tingkat daerah JADEBEK. Sebagai Ormawa yang besar, UKM Fajrul Islam ini memiliki jumlah kader yang sangat banyak dari tahun ke tahun sejak didirikan hingga sekarang. Hal tersebut tidak lepas dari aktifnya organisasi ini dalam melakukan rekrutmen. Setiap semester ganjil di tahun ajaran baru, tercatat setiap mengadakan Open Recruitment, UKM ini mampu menarik minat mahasiswa muslim untuk bergabung hingga kisaran kurang lebih 100 mahasiswa. Namun dibalik kesuksesan organisasi ini dalam menarik massa, terdapat permasalahan yang sering kali terjadi tiap tahunnya, yaitu kurang baiknya sistem pendataan anggota.

Pendataan anggota baru selalu menemui masalah yang sama tiap tahunnya yaitu tidak terarsipnya formulir pendaftaran dengan baik bahkan cenderung selalu mengalami kehilangan data. Akibatnya anggota baru yang datanya hilang tidak dapat ditindaklanjuti untuk kegiatan UKM ini seperti pembagian kelompok mentoring misalnya. Permasalahan tersebut tidak hanya terjadi di pendataan anggota baru saja, tetapi juga pendataan anggota lama. Anggota lama juga sangat dperlukan datanya untuk kepentingan organisasi seperti penempatan dalam struktur organisasi, pembagian tugas menjadi mentor untuk anggota baru, dan lain-lain.  

Dengan melihat permasalahan tersebut maka dalam saya ingin membuat gagasan bahwa pendataan anggota Fajrul Islam harus diproses secara komputerisasi.  Keuntungan yang bisa diambil adalah kemudahan pengaksesan data secara individu maupun secara massal. Pengaksesan data individu berarti data anggota secara personal yang dapat diambil dengan memasukkan ID anggota atau dalam hal ini Nomor Pokok Mahasiswa sedangkan penagksesan data massal berarti data diakses dengan memasukkan kategori yang ingin kita ambil datanya, antara lain kategori gender ikhwan(pria) atau akhwat(perempuan), kelas, jurusan, fakultas, dan angkatan. Dengan mengomputerisasi pendataan tersebut, maka untuk melayani permintaan data yang cepat dapat dilakukan.

Demikian gagasan ilmiah ini saya buat, semoga bisa menjadi rujukan untuk perbaikan sistem pendataan anggota UKM Fajrul Islam maupun anggota UKM atau Ormawa yang lain.